企业资源规划的最后路程(转)（规划资源管理过程）

企业资源规划的最后路程

根据Forrester的研究，到2002年，在拥有100～1000名雇员的企业中将有85％会开展网上业务。但是“上网”并不仅仅意味着建立一个电子商务网站，从网上接收订单。经营网上业务的核心是管理好网上客户的交易过程，它包括从提供产品和价格信息到处理订单、接收付款、提供个人化的客户服务、跟踪处理存货目录以及财务业绩的统计报告等等事务。而这不过是触及了表面问题，企业上网的终极目的是建立一个全面的企业信息门户(EIP)解决方案。这一目标又涉及了多方面的问题，比如多个客户接触点(电话、传真和电子邮件)的统一观点问题；为获取由零售商管理的商品目录而与外部供货商、零售商管理系统集成的问题；以及通过商务活动中的智力参与活动将信息转化为企业知识的问题等等。

显然，企业资源规划(ERP)系统可以在企业范围内满足这些要求。然而，要想为成功的电子商务打下基础，ERP系统必须能够进行扩展，通过网络支持一系列外部成分，例如供货商、销售商、客户、分销商、零售商、网络信息提供商、市场伙伴以及股票持有人。如果具备支持这些成分的特性，这一管理系统即成了扩展资源规划(XRP)系统。这样，对于处于成长阶段的电子商务企业来说，选择一个合适的能作为XRP系统的基础ERP方案是成功的重要因素。

这一选择过程本身就很艰苦，因为许多家不同的供应商为特定的纵向产业部门提供了不同的解决方案。虽然最终的决定很明显要取决于系统功能，但选择过程必须包括对ERP供应商产品长期计划的评估，在这一竞争激烈的市场上，评估可能会是成败攸关的抉择。

需要指出的是，本文所讨论的问题针对为开展电子商务、以ERP为基础构建基本设施的中小型零售公司(以下简称中小公司)。

传统框架体系

在此之前，中小公司可能只会在基于功能、技术、法人和成本等因素的“传统”框架体系所限定的范围内评价一套ERP系统。这些因素主要关注一个组织内部的诸方面，而未考虑业务伙伴以及企业和客户之间的相互关系。在传统框架体系中，功能性因素以业务流程再塑(BusinessProcessReengineering，BRP)为中心，而技术因素则可解决与现有系统集成的需要。这一方案促使中小公司建立起内部的信息岛。从根本上讲，传统框架体系不把买、卖整个交易周期内的客户和企业及业务伙伴当做根本的客户。

在Internet出现之前，这一方案可以满足需要。如今，新的业务模式要求中小公司不仅要与顾客共享信息，还要与其他企业共享信息。旧的创建孤立信息岛的模式不再适应形势。因此，如今在评估一套ERP系统方案的时候，中小公司必须弄清楚ERP供应商的意图，看看他们如何更新其方案，以支持新的商业模式。

改进的框架体系

改进的框架体系是在对传统框架体系进行重组、量化、扩展的基础上形成的。依据这一方式，中小公司在评估时可考虑来自功能、技术、企业以及成本等方面的一些因素。

1．功能因素功能因素应该包括供应商能提供的历史趋势、当前状态以及未来战略。中小公司可以依据这些因素，考察某个方案是否能满足自己对于功能的需求。

在这一阶段，应该根据以下特征评判某个方案。

首先，由于不同模块间的功能存在重叠现象，想对2个不同的方案直接进行对比几乎是不可能的。为使对比有章可循，最好的办法是确立一组参照模块，并确立每一模块的核心功能，然后依照这一“必备条件矩阵”进行规范化的分析。

在确立了所有必备条件(如附表所示)之后，再比较供应商提供的方案就简单了。在对比的时候，若发现某项方案缺少某一条件，先把它暂时标记出来，然后抛开没有标记的条件项，对标记出的条件项进行权衡。这样便可以进行第二轮的功能对比(又称差距分析)。

差距分析可以确定企业所需条件与所提供方案之间的差距。这一点非常重要，因为每个ERP供应商都会宣称他们可以提供中小公司所列出的要求产品必备的所有功能。然而，由于在开始阶段对于ERP系统能动性的要求并不十分明确，所以，必备条件对比并不是差距分析的可靠而且彻底的尺度标准。因此，另一个办法可以提供更好的结果：依据方案之外的功能确定必备条件。由于大多数供应商所宣称的功能并不真的存在，中小公司肯定会发现不同程度的差距。

接下来的一步就是对供应商提供的缩小差距方案进行评估。企业所要求的必备条件和能提供的功能之间的差距是不可避免的，缩小这些差距的策略和方案非常重要。这一方案可以影响支持正在进行项目所需的费用和人力资源费用等等。所以，方案越简单越好，可以包括配置、定制和修改代码。

2．技术因素功能因素可以很好地比较出ERP系统的优劣。

但从技术的角度分析，前一种比较结果可能会被动摇。例如，如果一个ERP方案满足所有的现有必备条件，因而无须对其进行差距分析或缩小差距方案，我们能说这就是最合适的方案吗？在回答“是”之前，中小公司应该先考虑一下：它可以和现有的系统集成吗？它是否支持中小公司既定的发展道路(就交易量而言)？如果商务活动发生改变，自己是否可以调整它？

这样一来，即使从功能上看，某个方案可能非常合适，但也绝不能忽视一些技术因素，比如可伸缩性、协同工作能力以及容错性等。

在技术评估过程中，中小公司应该依据以下几点对每个方案进行评估：

(1)结构传统上，面向中小公司的ERP应用系统是以IBMAS/400为平台的。随着WindowsNT和Unix操作系统的不断普及，供应商迅速转向支持它们。弄清楚ERP系统的结构有助于评价供应商支持新平台、新操作系统和数据库的进展速度。在技术评估中最困难的工作是提出合适的问题，并验证答案是否正确。中小公司可能需要进行深入的探讨，以获得正确的答案。例如，如果中小公司准备询问某套系统是双重结构还是三重结构，供应商极有可能回答说是三重，而且许多准备购买的用户也会接受这个答案。这可不是最佳的方案。应该进行更深入的探究：如果系统是三重结构的，那么这三重分别是什么？该如何管理和配置它们？

(2)可伸缩性对可伸缩性加以考虑将对支持企业计划中的发展目标起到至关重要的作用。一套系统也许能够满足当前的需求，但是它可能无法支持迅速的发展。通常说来，从对下面的2个问题的回答中，中小公司可以评判出可伸缩性的好与坏：一个是“每分钟(或每天、每年)最大交易额的限制是多少”，一个是“同时支持的最大用户数量有多少”。

对此，中小公司应该要求供应商通过确定系统能在线支持的所有交易、价格咨询、是否有现货的查询以及发货情况等来对交易额加以量化。

此外，中小公司还可以通过询问顾客的意见，进行深入的调查。如果有条件，可以向顾客询问一下供应商为累加、管理和配置多个系统及数据库服务器所开发的模式。换言之，如果中小公司目前使用一个应用系统服务器完成所有业务，那么如何在此基础上增加一个？如何才能在多个服务器间分配业务量？某套应用系统是否具有内建的业务量分配模块？

(3)系统稳定运行状况(鲁棒性)和容错性如果一套系统的正常运行时间占99.9％，自己是否能够接受？如果答案是否定的，那么说明中小公司可能会对检测系统的稳定运行状况(鲁棒性)和容错性很感兴趣。对于这个问题，中小公司可能无法得到全面的答案，最好的办法是了解系统的容错机制。在服务器瘫痪的时候可以试图评估系统的路由机制。

(4)协同工作能力当中小公司检查了技术要素之后，会认为再对系统的协同工作能力进行评估会变得很容易。实际情况却不是这样。了解某个系统的协同工作能力是一个长期过程，将贯穿于ERP系统扩展为XRP系统的整个过程中。如协同工作能力不能得到很好的解决，中小公司的电子商务计划也会处于危险的境地。所以，中小公司需要妥善处理好关系到与客户关系管理(CRM)系统、供应网络管理(SCM)、商业智慧以及采购方案进行集成的各种问题。

3．企业方面的因素这一方面的问题涉及到供应商的实力和战略。对每一个方面进行评估，中小公司必须牢记以下几点：

(1)公司状况和收益如果打算长期做买卖，中小公司肯定希望自己的供货商也有长期打算。为确定供货商的稳定性，中小公司必须对它的历史及现状有所了解，包括它的收益、战略、兼并情况、产品的拓展和纵向发展计划等等。

(2)产品现在和将来的市场空间从经营产业的垂直部门找到对比参照是一个好主意。研究对过去经营活动中的个案进行分析(如果有的话)有助于解开自己的某些疑虑。

(3)有关技术支持及渠道的策略不同ERP系统的安装、使用的软件以及日常的维护和技术支持开支都会有所不同，这取决于供应商的技术支持和渠道策略。比较有代表性的情况是一个供应商底下还有分销商、执行机构以及独立的软件供应商(ISV)，中小公司可能需要和这些人打交道。

没有任何一套ERP系统有能力提供满足我们所有要求的额外解决方案。不同的供应商会通过不同的办法弥补这一不足。为了解决某些特定的问题，有些供应商提供附加的部件，并收取额外的费用；另外一些则与ISV们合作提供这些附件部件。如果中小公司是与后面这一类供应商打交道，对于如何处理附加部件的日常技术支持工作、当ISV停止其业务时如何应变以及常规的软件升级计划等情况，中小公司都必须十分清楚。

4．成本因素每一个企业都希望以最少的资金投入获取最大的效益。聪明的厂家有办法使得昂贵的方案乍一看上去很诱人，而实际上后面隐藏着巨大的开支。因此，了解ERP供应商的报价体系是一件必要的事情。

初期的投资一般取决于以下各方面的成本：

(1)软件从ERP供应商那里购得全部软件的费用。

(2)所需硬件在典型情况下，硬件成本包括用于运行应用系统、数据库以及备用的服务器。扣除服务器的费用，还可能会有用于备份、存档和容错等方面的开支。

(3)附加的子模块绝大多数ERP系统分为不同的模块。在这些模块之下，供应商可能把所有的功能分类归到了不同的附加子模块上。例如，电子商务网站需要的信用卡验证程序可能会是财务模块下的一个子模块。

(4)培训费用购买软件并不是事情的全部，而只是开端。为了能完成诸如数据输入、管理及资产平衡表的协调等任务，需要对员工进行培训。

(5)所有相关的定制、配置和修改工作正常情况下，安装和定制费用是合在一起的。这一费用包括所有的为满足特定业务需要而对附件软件进行的定制工作。

(6)用户许可证一套ERP系统中不同模块的定价也会不同。有些根据同时使用的用户来定价。例如，如果有4个人计划使用安装在4台机器上的财务模块，中小公司可能需要购买4份用户许可证。

(7)期望的交易量某些模块的定价(比如订单处理系统)可依据能够处理交付的订单数量来决定。对于电子商务网站尤其如此。

运行费用一般包括附件、额外的用户许可证、增加的交易量处理能力以及软件升级费用。

对于安装使用一个ERP系统，有这么多的因素影响它的价格，中小公司可能很容易发现预算不够了。这时，需要仔细审查所有费用以及供应商提供价格体系中的所有相关模块。

团队努力

现在，大家已经对整个框架体系有所了解了，但还可能会有一个疑问：如何从诸多方面对一套ERP系统进行评估？在这一过程中，需要哪一类人员参与？一般来讲，中小公司主要需要2～3类具有互补技术的工作小组：

1．商务小组(即中小公司自己)中小公司是当前功能需求和财务状况的最好的裁判。中小公司需要拥有相应的技术人员从事技术评估，并需要工业生产方面的专家对商业网站的未来做出设想和判断。

2．工业分析家工业分析家可以为评估企业自身因素以及与产业相关的未来趋势提供他们的见解。

3．战略信息服务(SIS)提供者SIS提供者能提供产业专家，帮助中小公司明确业务目标；同时还能提供技术专家，把这些目标转变为解决方案。在典型情况下，SIS提供者和工业分析家协同工作，以提供全面的解决方案。

制定了合适的方案，拥有了合适的团队来执行这一方案，中小公司应该充满信心，选择好一套ERP系统，为将其扩展为XRP打下基础。