作为一名法律从业者，每天都要和一堆形形色色的案件及各类文件打交道。面对堆积如山的法律文书，如何有效避免文档丢失？在多人合作共同办案的场景之下，如何最大化节省文件“翻阅”时间？出差之时，如何快速审阅一份紧急合同？需要外发的企业敏感文件，如何确保安全流转？不得不承认，以上所列无一不是令人头疼的问题。
除了硬盘存储与备份，文件管理你做了吗？
法律从业者的工作成果，在外人看来或许只是陈述、总结上短短的“台上一分钟”，但事实上，这些大多数都体现在了“台下十年功”的文件中。
身处法律行业，不知道以下的这些故事，有没有在你身上发生过：
电脑落在出租车、飞机、办公室？
U盘坏了、硬盘坏了读取不出来？
中病毒了，被不明黑客勒索？
误操作、Office崩溃导致文件全部删除无法找回？
以上所说这些除个人经历外，还有部分是来自朋友圈的真实案例。在朋友圈搜索“电脑”、“文件”、“丢失”、“落下”等关键词的组合，类似案例频频出现。而这些案例的发生，究其原因均是法律从业者们缺乏对文件的有效管理，从而使得大量重要文件到头来变成一场空，光想就觉得苦不堪言。
看了下身边的众多法律从业朋友们，为解决以上这些问题，以前的他们往往是这样做的：额外准备一块移动硬盘，定期甚至每天睡觉前，为自己的文件做一个备份，也算是强迫自己养成定期存储与备份的习惯。
由此看来，除了硬盘存储与备份之外，文件的有效管理同样不可缺少。
四大文件管理基础需求，你敢说你不需要？
接下来，本人将现身说法，记录一名律师上班的日常状态：律师一天工作大都是从打开电脑开始，第一步先找到自己手头上正在经手的案子，然后开始处理正在进行的文件、昨天遗留下的文件等，由于需要与经手同一案子的律师协作，所以需要保证所有文件永远处在最新版本的状态。
而对于大多数法律从业者而言，“寒窗多年”的全部积累基本都在某一个硬盘或者电脑上保存，一旦发生了一些意外，简直后悔莫及。渴求的急切、找回的欣喜与找不回的失落，这些大悲大喜可能每一位法律从业者都或多或少经历过。
下面，我对律师文件管理基础需求做了简单总结，同时配合自身网盘产品的使用经验做推荐，或许也是法律从业者的你所需要的：
一、足够大和便捷，做到安心存储
我们律师会碰到一些群体案件，比如银行信用卡催收、劳动争议、延期办证等案件，此类案件法院一般会要求分开起诉，光是起草的起诉状、授权委托书等起诉材料就有一大堆，整个案件的文件就更加数不胜数。
要是再遇上需要多次修改当事人名称、地址、诉讼请求金额等信息的情况，多个版本极易搞混。这就需要法律从业者在平时做好文档管理，为自身劳动成果选择一个稳妥的保存之处。
这里，给大家推荐一款个人使用后各方面体验都不错的文件管理平台——亿方云。
针对律师这个全天候工作的群体，亿方云可帮助团队形成各类法律文书的统一管理规范，上传到云端妥善保管与备份，并且网页、电脑、手机三端的实时同步与备份。
在办公室未完结的工作，回到家里也可打开电脑接着做。另外，针对修改过多次的各类案件文书，所有历史版本都在亿方云上有存档与时间记录，不用担心版本太多导致混乱。
二、文件便捷分享，让自己和团队高效获取
在传统办公情景中，律师们大多事先用电话、邮件等通讯方式，商量好最新的工作进展，分头撰写更新文档，然后再通过微信、QQ、邮件或者其他沟通软件渠道通知对方文件的修改进度，反复多次的来回传输，办公效率自然大大降低。
这就需要我们对“文件发送与获取”进行标准化和流程化的改造。
同为亿方云用户的律师同事们，在平台上可直接互相分享各类案件相关文件，而分享给外部的案件参与人员时，可以先为文件生成链接后再分享至微信、QQ。而不管是以上哪一种分享方式，对被分享文件所做的编辑、修改、更新等操作都会实时同步，被分享的律师同事和案件参与人员看到的均会是最新版本。
如此一来，在多人合作共同办案的场景之下，文件“来回传输”的时间就可被大大缩减。
三、工作文件随身而行，紧急合同快速审阅
作为一名律师，出差见客户是必不可少的工作内容。当一份紧急合同需要审阅之时，但是电脑又没带，这时就需要一款移动端就能查看文件的工具。 而亿方云就是这样一款产品，提前将工作有关的文件上传、备份至亿方云，根据需要对所需文件进行同步设置后，在电脑上的重要法律文件就可通过手机端随时随地快速获取与查看。
现在我哪怕是出差在外，也可以迅速查看文件、审阅合同、将文件发送给客户。
四、文件权限统一管理，所有工作文件安全流转
律师天然要与或大或小的公司打交道，所处理的内容也属于企业中比较敏感的部分，所以对相应文件安全的问题格外重视。而在传统工作状态下，文件全部保存在本地，对于这样的问题，文件管理情境基本可以用一团糟来形容。再加上法律行业本身具备特殊性，同一个案子的文件可能要经很多人的手，同一部门不同律师对同一文件也会有着不同操作权限。
之前在一个关于劳动争议的案件中，我作为主负责律师，先给此案件建立起协作文件夹，邀请了团队内的三名以及其他部门的两名律师一起进入协作，并根据角色所需分别给团队内的律师设置编辑者权限（能修改文件）、其他部门律师设置查看者权限（能查看文件，但不能修改），方便不同成员在协作过程中各司其职。
在使用过程中我还发现：亿方云不仅支持对不同的文件/文件夹设置不同权限，而且权限可具体到任意成员。如果是需要对外分享的案件材料，分享律师还可针对文件本身进行密码、分享期限、访问及下载权限等设置、，所有法律文书的流转过程安全、可控。
法律行业向来以规则严密著称，作为一个律师从业者，以上所列的文件管理问题，相信大家在工作中也经常会遇到。但在使用亿方云企业网盘后，我的文件管理开始变得严密，体验和效率都较之前有了很大的正向改变，也推荐同为法律同仁的你们去下载体验下。
