在这个信息爆炸的时代，处处充斥着各类信息。作为运营自媒体的一员，在海量信息中收集信息，转化为素材，并对文件进行有效的管理，才是对我们的一个挑战。
▍背景
我们团队有 8 个人，是一帮大学时的好友，现在都有各自的工作。几个月前，我们想做一个副业，写公众号，登上自媒体的时代班车。
关于这份「工作」，我们一开始的分工如下：
收集
每天，我们的设备都会推送大量订阅的信息，我们各自会从新闻、软文、科普，或者想法中挑选出一些有价值的信息，并放在下一步的「分享」任务中。此外，还有很多平时的灵感和想法，都会主动收集起来，作为「信息的初步筛选」。
分享
在我们各自都或多或少地收集了「可以写」的信息之后，会将这些信息发布，我们使用钉钉群、微信群来作交流，大家一起讨论、分析各种选题，使之进一步地得到落实。
写作
当确立了选题之后，我们通常 1-2 人一起完成一篇文章，而其中更多的时间只是各自写各自的选题，写好了再发到群里，大家讨论。因为有 8 个人，负责写稿的有 4-5 人，平均分配给每个选题的时间周期长，各小组对应的交稿时间也相对宽松。
协作流程的改进
可是，反观这样的工作模式，我们都发现这样的工作效率并不高。作为一个写公众号的团队，我们发现实际的协作仅在于信息的分享，以及讨论可行性。而且我们经常遇到一个项目多人参与的情况，每个人负责一部分工作，资料都在各自电脑本地，项目信息可以通过开会同步，但当前项目资料实时变化无法同步。
为了规避这样的情况，造成时间的浪费，最重要的部分——写作，往往都独立完成。这样的文章却少了团队的思考和配合，带来的结果是文章中总是存在一些缺陷，例如客观性、文法逻辑、排版等……如果离预期稿件还有一段距离的，我们还会反复在群里收发这一篇稿件，反复修改，耗费了很多时间和精力。
对于存在的这些问题，我也曾和我的团队一同讨论：
Q：对于收集信息的阶段，还存在什么问题？
A: 我发现提交的时候会出现重复相似的素材，这样实际上浪费了一半的时间。
A2: 对于历史分享过的消息，要不停地上翻查找聊天记录，很累。
Q：对于素材的管理，我认为有些混乱，你们觉得呢？
A：的确，对于远程团队协作，目前在微信群里讨论选题时，时而会发生信息错位、理解错误，都是由于缺少可视化操作的低效信息传递问题。此外，我们没有办法直观地在素材中进行标注和交流。
Q：为何无法实现多人都参与到一个选题的创作？
A：如果更多的人参与到一个项目，理论上会得出更好的结果；但没有办法实时同步，在文件流转过程中信息无法得到有效的传递。
需要解决的问题
归纳以上我们团队的 Q&A，产生的问题主要在于：
查找文件速度低下
频繁地收发文件
编辑时缺少交流
项目内外对接低效
这些问题，一直让我们的工作效率不高，文章产出的质量也没有预期中的好，而且都觉得工作流程有些复杂，长期几个项目下来，令人头疼。
为了我们的协作项目变得简单和高效，我们团队也开始寻找解决问题的途径……
首先，回到最根本的地方，一切问题都是关于文件的，不论是文稿、表格、脑图还是图片，我们团队都是围绕这些东西工作的，在之前的项目协作中，它们似乎从互联网上收集后就成为了在微信聊天记录中的信息流，渐行渐远……没有一个固定的位置来存放。如果这些最根本的文件问题无法得到有效解决，那么工作效率更是无从谈起。
▍那么，这些文件该如何储存呢？
放弃了通过传统聊天工具进行协作的方式后，云端协作办公平台成为更好的方式——那也就是企业网盘。在对企业网盘进行了解之后，我们找到了亿方云、坚果云、金山企业网盘、搜狐企业网盘等等网盘服务提供商。
首先是价格
众所周知，企业网盘服务肯定都要收费，对于一个我们这样的小规模自媒体团队，许多企业网盘动辄 500-600 的年费，有的甚至一两千，在还没有可观收入的前提下，我们更看重的是免费的服务。
亿方云体验版，没有年费，人数上限 5 人，而且拥有 20G 的储存空间，对小团队来说，绰绰有余。对比之下，搜狐企业网盘付费版才提供 10G，坚果云也要付费，虽然其提供的储存空间要多一些，有 50G，但是在亿方云高性价比的优势下，我们还是选择了亿方云。
文件管理优势
在最终决定之前，我们也对亿方云进行了一番考察和对比。到底靠谱吗？能否为我们团队产生的问题提供解决方案呢？
上传
对比坚果云，亿方云能够支持不限文件大小，而且能够秒传大文件，这些是坚果云付费版也不具有的。同时支持断点续传，上传文件很省心。操作行云流水，不浪费我的时间。
搜索
除了支持通过文件/文件夹的基础搜索功能，还可以自定规则来高级搜索，这也是坚果云和搜狐企业网盘所不具备的。
预览
比较下来，各网盘都支持 Office、PDF、图片等常见文件的预览，但唯独亿方云独树一帜，支持高级预览，能够预览更多类型的文件，这对于应用类型更复杂的工作场景来说更加便捷。
编辑
都支持文件/文件夹的新建、复制、移动、删除、重命名、预览、打开等操作，以及还原删除的文件。但亿方云的一个功能正好戳中了我们的痛点，文件评论功能，成员可以就该文件进行讨论，让问题能够很快地得到解决。
开始使用
在文件管理提供商的筛选中，亿方云的高性价比是我们的首选，功能很多，界面也很简洁，就像打开了自己电脑的另外一个文件夹，不需要太多的学习成本，即可上手使用。以下为亿方云的一些特色功能，提高了协同工作的效率。
方便的评论功能
简单的几个步骤，即可将文件发给同事，分享时还可以添加留言。对方会接收到相应文件的提醒。
方便的「消息」栏
亿方云的消息基于文件的，每次讨论都只与当前的文件有关，保障了讨论质量。
文件预览
亿方云支持多种文件的预览，有时候懒得下载到本地，可以直接在客户端中打开在线查看。除了常规的文档格式支持，PSD、SVG、EPS 等图片格式也不在话下。
▍使用亿方云带来的改变
在亿方云的加持下，我们团队的工作效率得到了明显提升，而工作流程也变得简单了许多。不需要再频繁打开、切换聊天软件、写作软件，很多操作直接在亿方云的客户端就可以完成。
我们此前产生的棘手问题在亿方云中得到了解决。亿方云有一个很赞的文件评论功能，可以对所需素材直接进行讨论。同时，查找素材也十分方便，直接通过简单的输入，回车，即可实现。另外，终于可以实现多人参与一个项目的写作，文件实时更新，保持信息同步。避免了文件传输的繁琐过程，大幅提升团队工作效率。
现在我们的工作流程也有了不少改进，从原来的「收集 – 分享 – 写作」也在网盘中变成「收集 – 写作」。因为收集到网盘的同时就可以针对该文件进行讨论分析，不需要再单独作为一个程序去走，让我们的工作变得简单高效。对我而言，甚是欢喜。
另外，亿方云的移动客户端（iOS、Android）界面简洁，功能强大。出门在外没有携带电脑时，也能实时处理消息，轻松查看文件，常用的功能都触手可及。总而言之，当我用上了亿方云，我们团队的工作几乎将所有部分都交给了它，现在都已经离不开亿方云了。此外，关于数据安全问题，亿方云在这方面也做的很出色，很让我放心。
▍更多功能
在使用过程中，亿方云中存在令我们耳目一新同时也带来极大便利的一些功能，让我觉得「咦？网盘原来也能这么玩？」
文件历史版本
随着文件的不断修改和更新，亿方云会自动保存文件的历史版本和历史修改记录，可随时追溯查看，免费版支持10个历史版本保留，最多支持 100 个历史版本保留。历史版本可实现设为「最新版本」「下载」和「删除」等操作。
发起文件收集
在亿方云上发起文件收集邀请，被邀请人接收到信息后，可以自行将文件上传到指定的文件夹中，无需传统的邮件或微信收发，大大减少文件收集时间。
文件审阅
和以往检查文件就是打开细读一遍不同，当文件需要多人确认时，可发起审阅，支持多个文件同时发起审阅 。审阅可导出 Word 格式的记录文件，包含审阅详情（标题、发起人、发起时间、审阅人）、审阅文件和审阅回复。
团队内 / 外协作
这样的功能能让项目内外的人交接，同时也不影响项目内的工作。可按项目需求与外部协作者建立共享空间，也支持对不同成员进行权限设置，保证文件安全前提下实现各种协作需求。例如，写作组与视觉组分工协作，互不干扰，而又可以分享一些共同主题的文件，来实现步调一致。
本地 / 云端同步
另外，非常值得一提的一点，在于本地文件实时与云端文件同步，意味着我不再需要把文件从本地复制，再粘贴到亿方云中。省去了文件传输的过程，使媒介「网盘」的概念淡化，只有本地和云端的差别。
这一功能在开始使用网盘时就会提示用户设置，之后「我的企业文件中」的用户根目录中的所有内容都可以与用户的设备同步，简单方便，推荐使用。
如果错过了这个设置，不用担心，只要选中了文件/文件夹，右键后选择「同步到本地」；另外，客户端内的右上角总会有一个「同步」开关，打开即可享受高效的文件管理方式。
▍写在最后
关于亿方云，对我带来了极大的便利，单是免费版就能提供强大的功能，满足各种协作需求。在亿方云的支持下，我们团队公众号此前产生的种种问题都得到了很好的解决，出稿效率得到了很大的提升，文章质量也得到了优化。这让我们可以一心投入到创作当中，而不被文件管理问题所烦恼。
我们团队也将会继续支持亿方云，并且在日后会考虑升级套餐方案，能带来更多的实用功能，让原创的好文赢在起跑线上。
