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办公技巧 | 如何通过云盘高效开会、实时跟进待办任务？
会议在项目合作中不可避免，单独聊又聊不清楚的事情直接把相关参与人拉到一起聊，半小时整的明明白白！
但耽误时间的可怕会议往往是另一番景象：
发起人：
现在我们会议开始，大家先看一下会议资料，然后我说一下为什么喊大家过来……
于是10分钟过去了……
组长：
针对刚刚这个问题，每个人说一下各自的idea。
同事A：
有点秃然，我还没准备，老大你别点我，我现在就想……
发起人：
小张，会议纪要你整理一下同步给大家，后面关键责任人的执行进度我来盯。
于是大家发现，没提前搞清楚会议目的，没带着问题和解决方案来，大家现场想，一想一上午过去了……活儿干不完，不得不加班……
我们可以通过亿方云云盘的融合文档功能，大幅缩短会议时间~
1）项目开始前产出项目资料、制定项目规划；
2）项目执行中实时沟通协作、跟进待办任务；
3）项目结束后收集项目数据、整理项目复盘等等。
1）轻协同（轻量的任务/项目看板）；
2）轻门户（类wiki的知识站点）。
在会议协同、项目管理、工作汇报、知识分享等各个场景，融合文档都能帮助企业连接人、业务数据、办公场景，轻松协作、提升效率。
会议中可以实时①设置“字体、字号、颜色、对齐方式、排序列表、任务代办”等；
（2）在线插入文件
在融合文档中点击①“任务待办”创建任务，并②“@相关责任人”即可进行任务分配；被@的成员可以实时收到消息提醒，查看自己接收到的待办任务；
在融合文档中点击①“图标”，会出现左侧弹窗；
在弹窗中可以发表②“评论并@相应协作成员”与“添加为待办任务”；
融合文档可以①“通过链接分享”或直接“分享给同事”的方式分享给同事或企业外部合作伙伴；
通过链接分享：可以在弹窗②中设置“分享范围、权限、有效期、密码”等；
分享给同事：可以在弹窗③中“选择同事、设置以及留言”；
答：可以根据需求选择插入的文件为预览链接还是分享链接~
分享链接：对所有人可见的分享链接无需对原文件有协作权限，点击即可查看；
答：融合文档只能@所在协作文件夹内的协作成员哦~需要先将成员邀请进文件夹内。
但耽误时间的可怕会议往往是另一番景象：
发起人：
现在我们会议开始，大家先看一下会议资料，然后我说一下为什么喊大家过来……
于是10分钟过去了……
组长：
针对刚刚这个问题，每个人说一下各自的idea。
同事A：
有点秃然，我还没准备，老大你别点我，我现在就想……
发起人：
小张，会议纪要你整理一下同步给大家，后面关键责任人的执行进度我来盯。
于是大家发现，没提前搞清楚会议目的，没带着问题和解决方案来，大家现场想，一想一上午过去了……活儿干不完，不得不加班……
我们可以通过亿方云云盘的融合文档功能，大幅缩短会议时间~
01什么是融合文档？
融合文档是一种新型轻文档，为项目成员提供一个统一的团队线上协作空间。1）项目开始前产出项目资料、制定项目规划；
2）项目执行中实时沟通协作、跟进待办任务；
3）项目结束后收集项目数据、整理项目复盘等等。
02哪些场景需要融合文档？
融合文档的业务适用场景包含但不限于：1）轻协同（轻量的任务/项目看板）；
2）轻门户（类wiki的知识站点）。
在会议协同、项目管理、工作汇报、知识分享等各个场景，融合文档都能帮助企业连接人、业务数据、办公场景，轻松协作、提升效率。
03如何使用融合文档？
应用指南1会议开始前-创建融合文档
在下图中①“文件”中，点击②“新建”-③“融合文档”。新弹框中可以直接输入内容，也可以点击④“模板”，在⑤“融合文档-模板库”中选择您需要的智能模板。
2会议进行中-编辑融合文档
（1）在线编辑文本内容会议中可以实时①设置“字体、字号、颜色、对齐方式、排序列表、任务代办”等；
（2）在线插入文件
会议中也可以实时插入②③“云盘文档、分割线、图片、表格或图片”，存放在各处的项目资料一键聚合，节省查找时间。
3会议结束后-通过融合文档进行协作
（1）创建待办任务，并@相关责任人在融合文档中点击①“任务待办”创建任务，并②“@相关责任人”即可进行任务分配；被@的成员可以实时收到消息提醒，查看自己接收到的待办任务；
相关责任人完成后勾选任务即可，以便项目负责人实时了解项目进度。
在融合文档中点击①“图标”，会出现左侧弹窗；
在弹窗中可以发表②“评论并@相应协作成员”与“添加为待办任务”；
被@的人可以实时收到消息提醒，并进行消息回复。
融合文档可以①“通过链接分享”或直接“分享给同事”的方式分享给同事或企业外部合作伙伴；
通过链接分享：可以在弹窗②中设置“分享范围、权限、有效期、密码”等；
分享给同事：可以在弹窗③中“选择同事、设置以及留言”；
被分享的对方点击分享链接即可在线预览。
选中融合文档点击①“更多”，在弹窗中点击②“设置为协作看板”，这样进入协作文件夹中的人都能立刻看到这个融合文档，适用于重要且紧急的项目协作场景。
04更多问题
问：融合文档中插入的文件其他人有权限查看吗？答：可以根据需求选择插入的文件为预览链接还是分享链接~
分享链接：对所有人可见的分享链接无需对原文件有协作权限，点击即可查看；
预览链接：仅对原文件有协作权限的成员才可以查看。
答：融合文档只能@所在协作文件夹内的协作成员哦~需要先将成员邀请进文件夹内。
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本文分类： 产品动态
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发布日期： 2023-07-14 14:18:41
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