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辦公技巧 | 如何通過雲盤高效開會、實時跟進待辦任務？
會議在項目合作中不可避免，單獨聊又聊不清楚的事情直接把相關參與人拉到一起聊，半小時整的明明白白！
但耽誤時間的可怕會議往往是另一番景象：
發起人：
現在我們會議開始，大家先看一下會議資料，然後我說一下為什麼喊大家過來……
於是10分鐘過去了……
組長：
針對剛剛這個問題，每個人說一下各自的idea。
同事A：
有點禿然，我還沒準備，老大你別點我，我現在就想……
發起人：
小張，會議紀要你整理一下同步給大家，後面關鍵責任人的執行進度我來盯。
於是大家發現，沒提前搞清楚會議目的，沒帶著問題和解決方案來，大家現場想，一想一上午過去了……活兒幹不完，不得不加班……
我們可以通過億方雲雲盤的融合文檔功能，大幅縮短會議時間~
1）項目開始前產出項目資料、制定項目規劃；
2）項目執行中實時溝通協作、跟進待辦任務；
3）項目結束後收集項目數據、整理項目複盤等等。
1）輕協同（輕量的任務/項目看板）；
2）輕門戶（類wiki的知識站點）。
在會議協同、項目管理、工作匯報、知識分享等各個場景，融合文檔都能幫助企業連接人、業務數據、辦公場景，輕松協作、提升效率。
會議中可以實時①設置“字體、字號、顏色、對齊方式、排序列表、任務代辦”等；
（2）在線插入文件
在融合文檔中點擊①“任務待辦”創建任務，並②“@相關責任人”即可進行任務分配；被@的成員可以實時收到消息提醒，查看自己接收到的待辦任務；
在融合文檔中點擊①“圖標”，會出現左側彈窗；
在彈窗中可以發表②“評論並@相應協作成員”與“添加為待辦任務”；
融合文檔可以①“通過鏈接分享”或直接“分享給同事”的方式分享給同事或企業外部合作夥伴；
通過鏈接分享：可以在彈窗②中設置“分享範圍、權限、有效期、密碼”等；
分享給同事：可以在彈窗③中“選擇同事、設置以及留言”；
答：可以根據需求選擇插入的文件為預覽鏈接還是分享鏈接~
分享鏈接：對所有人可見的分享鏈接無需對原文件有協作權限，點擊即可查看；
答：融合文檔只能@所在協作文件夾內的協作成員哦~需要先將成員邀請進文件夾內。
但耽誤時間的可怕會議往往是另一番景象：
發起人：
現在我們會議開始，大家先看一下會議資料，然後我說一下為什麼喊大家過來……
於是10分鐘過去了……
組長：
針對剛剛這個問題，每個人說一下各自的idea。
同事A：
有點禿然，我還沒準備，老大你別點我，我現在就想……
發起人：
小張，會議紀要你整理一下同步給大家，後面關鍵責任人的執行進度我來盯。
於是大家發現，沒提前搞清楚會議目的，沒帶著問題和解決方案來，大家現場想，一想一上午過去了……活兒幹不完，不得不加班……
我們可以通過億方雲雲盤的融合文檔功能，大幅縮短會議時間~
01什麼是融合文檔？
融合文檔是一種新型輕文檔，為項目成員提供一個統一的團隊線上協作空間。1）項目開始前產出項目資料、制定項目規劃；
2）項目執行中實時溝通協作、跟進待辦任務；
3）項目結束後收集項目數據、整理項目複盤等等。
02哪些場景需要融合文檔？
融合文檔的業務適用場景包含但不限於：1）輕協同（輕量的任務/項目看板）；
2）輕門戶（類wiki的知識站點）。
在會議協同、項目管理、工作匯報、知識分享等各個場景，融合文檔都能幫助企業連接人、業務數據、辦公場景，輕松協作、提升效率。
03如何使用融合文檔？
應用指南1會議開始前-創建融合文檔
在下圖中①“文件”中，點擊②“新建”-③“融合文檔”。新彈框中可以直接輸入內容，也可以點擊④“模板”，在⑤“融合文檔-模板庫”中選擇您需要的智能模板。
2會議進行中-編輯融合文檔
（1）在線編輯文本內容會議中可以實時①設置“字體、字號、顏色、對齊方式、排序列表、任務代辦”等；
（2）在線插入文件
會議中也可以實時插入②③“雲盤文檔、分割線、圖片、表格或圖片”，存放在各處的項目資料一鍵聚合，節省查找時間。
3會議結束後-通過融合文檔進行協作
（1）創建待辦任務，並@相關責任人在融合文檔中點擊①“任務待辦”創建任務，並②“@相關責任人”即可進行任務分配；被@的成員可以實時收到消息提醒，查看自己接收到的待辦任務；
相關責任人完成後勾選任務即可，以便項目負責人實時了解項目進度。
在融合文檔中點擊①“圖標”，會出現左側彈窗；
在彈窗中可以發表②“評論並@相應協作成員”與“添加為待辦任務”；
被@的人可以實時收到消息提醒，並進行消息回複。
融合文檔可以①“通過鏈接分享”或直接“分享給同事”的方式分享給同事或企業外部合作夥伴；
通過鏈接分享：可以在彈窗②中設置“分享範圍、權限、有效期、密碼”等；
分享給同事：可以在彈窗③中“選擇同事、設置以及留言”；
被分享的對方點擊分享鏈接即可在線預覽。
選中融合文檔點擊①“更多”，在彈窗中點擊②“設置為協作看板”，這樣進入協作文件夾中的人都能立刻看到這個融合文檔，適用於重要且緊急的項目協作場景。
04更多問題
問：融合文檔中插入的文件其他人有權限查看嗎？答：可以根據需求選擇插入的文件為預覽鏈接還是分享鏈接~
分享鏈接：對所有人可見的分享鏈接無需對原文件有協作權限，點擊即可查看；
預覽鏈接：僅對原文件有協作權限的成員才可以查看。
答：融合文檔只能@所在協作文件夾內的協作成員哦~需要先將成員邀請進文件夾內。
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本文分類： 產品動態
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發布日期： 2023-07-14 14:18:41
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