如何在1分钟内完成100人团队的文件收集工作？

小时候大家总喜欢问「为什么」，大人们则回答长大了就好。等到我们长大后，发现「为什么」更多了！

为什么一次线上作业要接收近200封邮件，中间还夹杂各种通知、广告邮件？

为什么每天光汇总各区域门店数据就要对接50+人，整理100+份不同格式的表格？

为什么一次简单的项目图片整理，需要在微信/QQ/邮件等10+个平台之间反复切换？

为什么为什么为什么

……

工作中我们经常会在「收集文件」上碰到难题，不管是漫长的沟通对接，繁琐的数据整理，还是反复的上传下载，总有个瞬间会让你原地崩溃。

有时候我们缺的不是方法论或耐心，而是一款合适的工具。今天小编就跟大家分享一下：如何把亿方云用成一款「文件收集神器」？

① 发起收集

很多小伙伴在日常使用中应该已经注意到了，在亿方云左侧菜单栏中有个「小应用」，里面有很多实用的小工具，包括今天要讲的「收集」功能。

操作方法：打开“小应用”，点击界面左下角的“+”就可以“发起收集”啦～

② 设置收集要求

发起收集以后，我们可以对收集内容的要求进行设置管理。可以管理的参数如下：

收集标题：本次文件收集的主题；

存放文件夹：收集上来的文件存放地（如运营部的月报文件夹）；

收集参与人：可选择任何人或指定的团队成员；

收集描述：填写收集的内容、要求等；

截止时间：本次收集的最晚截止时间。

内容设置完成以后，点击“发起收集”就可以将二维码或链接分享到团队群啦~

*注意：如指定团队成员，则不会生成分享链接，将通过消息提醒提示成员。

另外，发起人可以在“小应用-收集-我发起的”中查看进行中的收集任务。

问：收集文件最让人崩溃的瞬间是什么？

答：隔一小时催一次，一天下来工作没完成，光顾着催进度了。

为了避免大家耗费太多时间在收集跟进上，我们对消息提醒做了优化：当团队成员上传文件时，发起人会受到一条弱的消息提醒。

同时，对已经发起的收集，我们还可以进行调整修改。

进入编辑/修改页面以后，我们就可以对下面这些内容进行修改：

① 前往收集存放的文件夹

② 查看进度，快速浏览已上传成员

③ 复制链接（参与人为“任何人”）

④ 添加成员（参与人为“指定成员”）

⑤ 导出统计（包括姓名、上传时间、文件名等）

⑥ 查看参与人名片（包括未登录的游客）

⑦ 移出参与人（不会删除文件）

⑧查看未上传成员

⑨ 文件操作：预览、查看文件详情、下载、删除

实战案例：

老师自动收集作业的神器

【老师们的烦恼】

某大学设计专业的老师要带4个班级，平均每个班有50名学生，这样每次需要收近200份的作业邮件。

过程中老师可能碰到的问题会有：

① 工作量大：老师在一次作业中需要完成开关邮件400+次，200+次下载。

② 查找混乱：作业/论文夹杂在各种通知、行政、广告邮件中。

③ 空间有限：个人电脑存储空间有限，无法长期保留学生大文件作业。

④ 统计困难：统计作业时，老师需要挨个检查200个学生作业的提交情况。

【解决方案】

通过亿方云“收集”功能，老师们只需要完成两步操作：①发起“收集”；②将链接或二维码发到班级群里。

接下来，等着同学们上传作业后，系统就会自动把作业归纳到指定的文件夹中。不仅如此，发起“收集”后，老师们还可以随时调整。

简单总结下，相比传统的作业收集方法，「收集」功能可以帮助老师们轻松实现：

① 收集简单。发起「收集」后，只需等待学生自己将作业文件上传即可。

② 防抄袭防作弊。除了老师以外，学生们在上传时无法看到其他人的作业。

③ 工作量小。亿方云会自动把作业文件夹同步至老师电脑，无需手动下载。

④ 跟进方便。一键导出统计数据，无需挨个询问即可了解所有学生的作业完成情况。

01

问： 收集文件的时候，有同事过了截止时间还没提交文件怎么办？

答： 拖出去打一顿啊。当然是心平气和地打开「收集」，在「我发起的」里找到已截止的收集任务，点击左侧的「查看编辑」，然后重新「开启收集」，并延长截止时间。

02

问： 提交文件时，非亿方云注册用户可以上传吗？

答： 可以。只要打开发起人的链接或二维码，可无需注册登录直接上传文件。

03

问： 如果需要上传的文件很多怎么办？需要重复上传吗？

答： 多个文件支持批量上传，目前单次上传文件数最多支持20个。此外，文件除了「本地上传」外，还支持「从亿方云上传」（直接从云端文件中选择添加）。

04

问： 发起人处理文件时不小心误删了别人的上传文件，有办法找回吗？

答： 可以找回。具体路径：①打开「文件」中的「回收站」；②在「我删除的」里面找到需要复原的文件，点击「还原」恢复。

05

问： 别人分享的「收集」链接或二维码是不是只能用微信打开？

答： 除了微信，你还可以用QQ、TIM、钉钉、电脑或手机浏览器等应用工具打开。