如何在1分鐘內完成100人團隊的文件收集工作？

小時候大家總喜歡問「為什麼」，大人們則回答長大了就好。等到我們長大後，發現「為什麼」更多了！

為什麼一次線上作業要接收近200封郵件，中間還夾雜各種通知、廣告郵件？

為什麼每天光匯總各區域門店數據就要對接50+人，整理100+份不同格式的表格？

為什麼一次簡單的項目圖片整理，需要在微信/QQ/郵件等10+個平臺之間反複切換？

為什麼為什麼為什麼

……

工作中我們經常會在「收集文件」上碰到難題，不管是漫長的溝通對接，繁瑣的數據整理，還是反複的上傳下載，總有個瞬間會讓你原地崩潰。

有時候我們缺的不是方法論或耐心，而是一款合適的工具。今天小編就跟大家分享一下：如何把億方雲用成一款「文件收集神器」？

① 發起收集

很多小夥伴在日常使用中應該已經注意到了，在億方雲左側菜單欄中有個「小應用」，裡面有很多實用的小工具，包括今天要講的「收集」功能。

操作方法：打開“小應用”，點擊界面左下角的“+”就可以“發起收集”啦～

② 設置收集要求

發起收集以後，我們可以對收集內容的要求進行設置管理。可以管理的參數如下：

收集標題：本次文件收集的主題；

存放文件夾：收集上來的文件存放地（如運營部的月報文件夾）；

收集參與人：可選擇任何人或指定的團隊成員；

收集描述：填寫收集的內容、要求等；

截止時間：本次收集的最晚截止時間。

內容設置完成以後，點擊“發起收集”就可以將二維碼或鏈接分享到團隊群啦~

*注意：如指定團隊成員，則不會生成分享鏈接，將通過消息提醒提示成員。

另外，發起人可以在“小應用-收集-我發起的”中查看進行中的收集任務。

問：收集文件最讓人崩潰的瞬間是什麼？

答：隔一小時催一次，一天下來工作沒完成，光顧著催進度了。

為了避免大家耗費太多時間在收集跟進上，我們對消息提醒做了優化：當團隊成員上傳文件時，發起人會受到一條弱的消息提醒。

同時，對已經發起的收集，我們還可以進行調整修改。

進入編輯/修改頁面以後，我們就可以對下面這些內容進行修改：

① 前往收集存放的文件夾

② 查看進度，快速浏覽已上傳成員

③ 複制鏈接（參與人為“任何人”）

④ 添加成員（參與人為“指定成員”）

⑤ 導出統計（包括姓名、上傳時間、文件名等）

⑥ 查看參與人名片（包括未登錄的遊客）

⑦ 移出參與人（不會刪除文件）

⑧查看未上傳成員

⑨ 文件操作：預覽、查看文件詳情、下載、刪除

實戰案例：

老師自動收集作業的神器

【老師們的煩惱】

某大學設計專業的老師要帶4個班級，平均每個班有50名學生，這樣每次需要收近200份的作業郵件。

過程中老師可能碰到的問題會有：

① 工作量大：老師在一次作業中需要完成開關郵件400+次，200+次下載。

② 查找混亂：作業/論文夾雜在各種通知、行政、廣告郵件中。

③ 空間有限：個人電腦存儲空間有限，無法長期保留學生大文件作業。

④ 統計困難：統計作業時，老師需要挨個檢查200個學生作業的提交情況。

【解決方案】

通過億方雲“收集”功能，老師們只需要完成兩步操作：①發起“收集”；②將鏈接或二維碼發到班級群裡。

接下來，等著同學們上傳作業後，系統就會自動把作業歸納到指定的文件夾中。不僅如此，發起“收集”後，老師們還可以隨時調整。

簡單總結下，相比傳統的作業收集方法，「收集」功能可以幫助老師們輕松實現：

① 收集簡單。發起「收集」後，只需等待學生自己將作業文件上傳即可。

② 防抄襲防作弊。除了老師以外，學生們在上傳時無法看到其他人的作業。

③ 工作量小。億方雲會自動把作業文件夾同步至老師電腦，無需手動下載。

④ 跟進方便。一鍵導出統計數據，無需挨個詢問即可了解所有學生的作業完成情況。

01

問： 收集文件的時候，有同事過了截止時間還沒提交文件怎麼辦？

答： 拖出去打一頓啊。當然是心平氣和地打開「收集」，在「我發起的」裡找到已截止的收集任務，點擊左側的「查看編輯」，然後重新「開啟收集」，並延長截止時間。

02

問： 提交文件時，非億方雲注冊用戶可以上傳嗎？

答： 可以。只要打開發起人的鏈接或二維碼，可無需注冊登錄直接上傳文件。

03

問： 如果需要上傳的文件很多怎麼辦？需要重複上傳嗎？

答： 多個文件支持批量上傳，目前單次上傳文件數最多支持20個。此外，文件除了「本地上傳」外，還支持「從億方雲上傳」（直接從雲端文件中選擇添加）。

04

問： 發起人處理文件時不小心誤刪了別人的上傳文件，有辦法找回嗎？

答： 可以找回。具體路徑：①打開「文件」中的「回收站」；②在「我刪除的」裡面找到需要複原的文件，點擊「還原」恢複。

05

問： 別人分享的「收集」鏈接或二維碼是不是只能用微信打開？

答： 除了微信，你還可以用QQ、TIM、釘釘、電腦或手機浏覽器等應用工具打開。