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辦公技巧 | 如何在360億方雲上做好離職文件交接？

在企業中，員工的離職是非常正常的人事運轉環節，也是實現市場及企業中人力資源最優化配置的基本要素。但是，若人員的離職流程沒有處理妥當，特別是企業文檔未嚴格進行移交，可能會給企業帶來無法估量的損失。
據 Osteman Research數據顯示，69%的企業表示他們曾遭遇數據丟失事件，而這些均與離職員工有關，員工的離職給企業造成知識和專業技能的損失：
1帶走機密的工作文件；
2刪除重要的工作文檔；
3令企業數據管理者無法訪問數據。
綜上所述，嚴格執行離職員工的文件交接流程，對於避免企業核心數據流失，構建企業核心資產長效保護機制起著至關重要的作用。
隨著企業在360億方雲上的數據存儲和備份，360億方雲上所承載的企業核心數據資產越來越多，離職員工在辦理離職手續時，交接360億方雲上的文件資料也變得勢在必行。
傳統離職手續中，只交接本地電腦的文件已遠遠不能滿足企業對於保護數據的初衷。
場景1：部門空間下文件無須移交
360億方雲中，存放在部門空間下的文件，無論文件的創建者和編輯者是誰，文檔的所有權均屬於企業，即文件夾所有者，不屬於個體員工。因此，在員工離職時，部門空間下的文件無須進行移交，文件的存放位置、內容均保持不變。

Tips：企業和部門比較重要的文件，建議全部放在部門空間下進行存放，以免因人員流動，造成文件丟失、刪除等情況發生。
場景2:「個人文件」下文件一鍵移交所有權
360億方雲中，存放在「個人文件」下的文檔，所有權屬於個人。因此，在員工離職時可將「個人文件」下的文件夾進行所有權移交。可根據文件夾內容，分別移交給與文件強相關的人員，也可全部移交給一個人，比如部門文員、部門負責人等。

路徑：360億方雲——文件——個人空間——目標文件夾——更多——右鍵“轉交所有權”——彈窗中選擇接收同事——轉交所有權；
Tips：360億方雲只支持文件夾移交所有權，不支持對單個文件進行移交。因此，對於散落的文件，建議先將其放在創建的文件夾中，再進行一鍵轉交所有權。
場景3：離職員工未完成離職交接，管理員
後臺操作
員工離職前，未在360億方雲上完成個人文件的所有權轉交，可由擁有成員刪除權限的管理員將該人員在360億方雲後臺進行刪除，並進行文件的所有權移交，保證重要文件的繼續留存和流通。

路徑：管理員登錄360億方雲——企業控制臺——部門與成員——搜索找到該成員——刪除——從企業刪除——選擇接收人——刪除成員——接收人在自己360億方雲賬號的個人文件下查看該移交文件(文件夾命名規則為：用戶名+賬號的文件和文件夾)；
Tips: 因管理員從後臺進行文件夾移交，只能將所有文件移交給一個人，建議在員工進行離職手續辦理時，可以將不同文件夾按需轉交所有權給不同交接人。